Liebe Leserin, lieber Leser!

Schon wieder hat Ihr Kollege sich bei Ihnen im Tonfall vergriffen: Obwohl Sie ihm bereits mehrfach erklärt haben, dass Sie an der zeitlichen Verzögerung für die Planung des neuen Werkzeugsatzes unschuldig sind, spricht er Ihnen die Kompetenz für Ihren Job ab - und das auch noch vor anderen. Was tun in dieser Situation, in der man vor Wut schier überschäumen möchte? Die gänzlich falsche Reaktion ist, es ihm "mit gleicher Münze heimzuzahlen" und ebenfalls persönlich zu werden. Das verstärkt den Konflikt nur noch unnötig. Reagieren Sie stattdessen so:

Versuchen Sie zunächst, Abstand zum Konflikt zu bekommen. Atmen Sie tief durch und bewahren Sie die Ruhe. Sind Sie bereits so verärgert, dass das nicht mehr möglich ist, bewegen Sie sich. Gehen Sie zur Toilette oder bringen Sie einen Brief persönlich zum Versand. Dadurch wird Ihr Kopf wieder frei.

Vermeiden Sie, den Konflikt in der ohnehin aufgeladenen Situation zu klären. Fressen Sie den Ärger aber nicht in sich hinein. Klären Sie die Situation möglichst bald. Behalten Sie bei der Aussprache einen kühlen Kopf und bleiben Sie sachlich.

Überlegen Sie, was die wirkliche Ursache für Ihre Verärgerung war. Das Fehlverhalten des Kollegen oder Ihre Anspannung aufgrund anderer Probleme? Suchen Sie das Gespräch mit einem Dritten, um die Meinung eines Unbeteiligten zu hören.

Mehr Informationen zum Thema Kommunikation finden Sie auf unserer Internetseite.


Über Fragen und Anregungen freuen wir uns sehr, schreiben Sie einfach an: rufus@vnr.de

Ihre
Andrea Heckmann
Redaktion RuFuS-Infomail


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Ablehnung einer Abmahnung?

Es stellt sich immer wieder die Frage, ob ein Mitarbeiter auf Grund von Formulierungsfehlern eine Abmahnung ablehnen kann und ob der Betriebsrat unbedingt vor einer Abmahnung gehört werden muss.

Das Magazin des Praxishandbuch leiten – führen - motivieren lieferte dazu eine Antwort: Eine Abmahnung kann vom Mitarbeiter generell nicht abgelehnt werden. Vielmehr geht es bei möglichen Formulierungsfehlern um die Frage der Wirksamkeit einer Abmahnung. Beispielsweise

• muss das beanstandete Verhalten genau angegeben sein,
• muss Ihre Missbilligung zum Ausdruck kommen,
• müssen Sie eine Verhaltensänderung fordern und
• müssen die Beendigung des Arbeitsverhältnisses androhen.

Ihr Mitarbeiter kann auf eine Abmahnung wie folgt reagieren. Er kann eine Gegendarstellung abgeben und verlangen, dass diese zur Personalakte genommen wird. Zudem kann Ihr Mitarbeiter die Rücknahme der Abmahnung und deren Beseitigung aus der Personalakte verlangen, wenn

• die Abmahnung nicht den formalen Anforderungen entspricht,
• auf unzutreffenden Tatsachen beruht oder
• die beschriebenen Tatsachen bei zutreffender Würdigung keine Abmahnung rechtfertigen.

Schließlich hat Ihr Mitarbeiter das Recht, gegenüber der Abmahnung untätig zu sein und so die damit erhobenen Vorwürfe nicht anzuerkennen. Gemäß § 102 Betriebsverfassungsgesetz hat der Betriebsrat zwar ein Mitbestimmungsrecht bei Kündigungen - nicht jedoch bei Abmahnungen.

Regeln Sie den Internetzugang am Arbeitsplatz, Teil 2

In der vergangenen Woche haben wir Ihnen ein paar Musterformulierungen aufgezeigt, wie Sie die private Internetnutzung Ihrer Mitarbeiter am Arbeitsplatz einschränken können. Lesen Sie heute, wie Sie die private Nutzung des Internets während der Arbeitszeit auch beschränken können.

Trotz Erlaubnis – Nutzung einschränken
Haben Sie in Ihrem Betrieb eine Regelung, die es Ihren Mitarbeitern gestattet, das Internet auch privat zu nutzen, heißt das noch lange nicht, dass alle ausschweifend davon Gebrauch machen dürfen. Nehmen die Verbindungszeiten überhand, sollten Sie sämtliche Mitarbeiter darauf hinweisen, dass das Surfen im Netz nur in den von Ihnen vorgegebenen Grenzen zulässig ist. Stellen Sie fest, dass bestimmte Angestellte Ihr Entgegenkommen ausnutzen (und können Sie dies z. B. durch erhöhte Verbindungszeiten nachweisen), kann eine Abmahnung und im Wiederholungsfall eine ordentliche Kündigung gerechtfertigt sein. In Extremfällen kann ausnahmsweise eine außerordentliche Kündigung ausgesprochen werden (z. B. beim Aufrufen von Seiten mit Kinderpornografie, Sexfilm-Download).

Privatmails lesen verboten
Selbst wenn Ihr Unternehmen grundsätzlich private E-Mails untersagt, können Sie trotzdem nur die eindeutig geschäftliche Post lesen. Private E-Mails eines Mitarbeiters dürfen Sie hingegen niemals öffnen und lesen. Sie verstoßen sonst gegen das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters aus Artikel 2, Absatz 1 Grundgesetz und machen sich unter Umständen schadensersatzpflichtig.
Gestattet der Arbeitgeber die private Nutzung, unterliegt die Versendung dem Fernmeldegeheimnis nach dem Telekommunikationsgesetz.

In diesem Fall darf der Arbeitgeber nur die Uhrzeit und die Anzahl ein- und ausgehender E-Mails sowie die dabei übermittelte Datenmenge registrieren. Zur Einsicht des Inhalts sind Sie nur dann befugt, wenn ein konkreter Verdacht auf schwerwiegenden Missbrauch des Systems besteht. Wenn Sie generell eine Überwachungs-Software einführen wollen, hat der Betriebsrat ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht (§ 87 Absatz 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz).

Hören Sie auf Ihre innere Uhr

Kein Mensch ist zu jeder Tageszeit gleichermaßen leistungsfähig. Das haben Sie sicher schon oft festgestellt: Zu manchen Zeiten geht Ihnen die Arbeit leicht von der Hand und zu anderen Zeiten quälen Sie sich mit derselben Arbeit, haben keine Ideen und werden nicht fertig.

Das liegt daran, dass sich Leistungshochs und -tiefs über den Tag verteilen. Grundsätzlich gelten folgende Regeln:

Morgens, etwa 15 Minuten, nachdem Sie mit der Arbeit begonnen haben, sind Sie überdurchschnittlich leistungsfähig. Dieses Leistungshoch hält etwa eine bis anderthalb Stunden an. Dann ist es Zeit für eine kurze Pause, frische Luft und eine Kleinigkeit zu essen. Danach sind Sie noch einmal sehr leistungsfähig bis zur Mittagszeit. Mittags fällt die Leistung deutlich ab, insbesondere nach dem Mittagessen. Erst am Nachmittag steigt die Leistungsfähigkeit noch einmal an. Danach fällt sie bis zum Abend hin stetig ab.

Diese Zeiten gelten nicht für alle Menschen in gleicher Weise. Daher:

1. Beobachten und dokumentieren Sie Ihre eigene Leistungskurve eine Woche lang
Beobachten Sie eine Woche lang Ihre Leistungsfähigkeit: Wann fällt es Ihnen schwer, konzentriert zu arbeiten, wann geht die Arbeit leicht von der Hand? Tragen Sie - mit einer anderen Farbe für jeden Tag - jede Stunde Ihre Leistungsfähigkeit (bewertet von 1 = "nur sehr eingeschränkt leistungsfähig" bis 5 = "sehr leistungsfähig") in ein Diagramm ein und verbinden Sie die Punkte zu einer Linie.

Auf diese Weise haben Sie nach einer Woche ermittelt, an welchen Tageszeiten Ihre ganz persönlichen Leistungshochs liegen.

2. Richten Sie Ihre Arbeitszeit nach Ihrer Leistungskurve
Jetzt wissen Sie, zu welchen Zeiten Sie schnell und effektiv arbeiten können. Planen Sie für diese Zeiten besonders schwierige Aufgaben ein, die viel Konzentration und Aufmerksamkeit erfordern. Zwingen Sie sich nicht zu schweren Arbeiten in den Zeiten, in denen Sie Ihre Leistungsfähigkeit mit 1 bewertet haben, in denen also Leistungstiefs liegen. Das erzeugt nur Frust, weil die Arbeit schwer fällt und Sie länger dafür brauchen. Gönnen Sie sich lieber eine Pause, in der Sie neue Kraft schöpfen können. Auch in Zeiten geringerer Leistungsfähigkeit (mit 2 bis 3 bewertet) gehören eher Aufgaben wie Sortieren, Abheften, Geburtstagskarten unterschreiben etc.

3. Machen Sie genügend Pausen
Etwa alle 90 Minuten sollten Sie auf jeden Fall eine Pause einlegen. Nach der Pause sind Sie wieder leistungsfähiger als vorher - dadurch verbrauchen Sie im Endeffekt weniger Zeit, als wenn Sie sich zwingen durchzuarbeiten.

Mehr zum Thema Selbstmanagement finden Sie im Praxishandbuch für technische Führungskräfte.

Wie Sie neue Mitarbeiter optimal einarbeiten!

Um eine reibungslose Eingliederung neuer Mitarbeiter in Ihr Team sicherzustellen, sollten Sie diese über die wichtigsten Punkte und Gegebenheiten Ihrer Einrichtung informieren. Überlegen Sie, was Ihnen persönlich an Ihrem ersten Tag die Eingliederung in den neuen Betrieb erleichtert oder erschwert hat.

In jedem Fall sollten Sie Ihren neuen Mitarbeiter

• jedem einzelnen Kollegen vorstellen,
• den Verlauf eines normalen Kindergartenalltags und eine normale Woche schildern,
• alle Materialien und Räumlichkeiten zeigen,
• über Konzept, Termine und Dienstplan aufklären,
• über Maßnahmen und Materialien der ersten Hilfe und des Brandschutzes informieren
• Gefahrenzonen in Ihrer Einrichtung zeigen,
• über die Kinder informieren, deren Auffälligkeiten und Abholpersonen.

Je schneller neue Mitarbeiter in Ihrer Einrichtung integriert sind, desto schneller können diese eine Unterstützung für Ihr Team und für das Unternehmen sein.

Krisenmanagement: 4 Tipps zur Bewältigung zukünftiger Krisen

Unvorhergesehene Geschäftsentwicklungen, folgenschwere Fehlentscheidungen, Unfälle, Missmanagement und Fehlverhalten können zu Krisen führen, auf die Sie reagieren müssen. Das Problem: Krisen kommen meist aus heiterem Himmel und erfordern eine rasche Reaktion

Um so wichtiger ist es für Sie, sich auf kommende Krisen vorzubereiten. Vieles kann im Vorfeld ohne Hast und Stress geregelt werden und die akute Krisensituation erleichtern.

Tipp 1: Kontinuierlich für PR sorgen
Grundlage Ihres Krisenmanagements muss eine aktive und kontinuierliche Öffentlichkeitsarbeit auch außerhalb der Krisenzeit sein. Persönliche Kontakte zu wichtigen Meinungsbildnern sind Gold wert und ein gut gepflegter, sprich aktueller Presseverteiler dient als wichtigstes Hilfsmittel bei der Bewältigung der PR-Krise.

Tipp 2: Verbindliche Strukturen schaffen
Es gibt eine Reihe von Fragen, die vor dem Eintreten der Krise administrativ geklärt werden müssen:

• Wer spricht mit den Medien?
• Wo tagt das Krisenteam?
• Wer ist fachlich verantwortlich?
• Wer kann Entscheidungen mit finanziellen Auswirkungen treffen und Rechnungen abzeichnen?
• Muss das Vorgehen mit dem Vorstand, mit Mitgliedern oder dem Beirat abgestimmt werden?

Entwerfen Sie eine Entscheidungsstruktur für den Krisenfall und lassen Sie diese von der Organisationsspitze bestätigen und mit einem Haushaltstitel versehen. Denn um der Krise begegnen zu können, werden Sie zusätzliche finanzielle Mittel für Honorarkräfte, Computerarbeitsplätze, Rechtsberatung, Räume und Büromaterial benötigen.

Tipp 3: Lernen Sie gezielt dazu
Viele Bildungseinrichtungen für Journalisten und Öffentlichkeitsarbeiter wie das F.A.Z.-Institut oder die Hamburger Akademie für Publizistik bieten Fortbildungen zum Thema Krisen-PR an. Sie und Ihre Mitstreiter sollten diese Angebote nutzen, solange noch Zeit ist. Irgendwann erwischt es jeden!

Tipp 4: Stellen Sie ein Krisenhandbuch zusammen
Legen Sie einen eigenen Aktenordner an – am besten in einer auffälligen Farbe – und deponieren Sie ihn in Ihrem Büro. Darin sollten enthalten sein:

• Eine Kopie dieses Beitrags
• Alle für den Ernstfall wichtigen Telefonnummern und E-Mail-Adressen
• Musterpresseerklärungen und Formblätter
• Logos Ihrer Organisation als Ausdruck und auf CDROM
• Namen und Erreichbarkeit von möglichen Unterstützern, ehrenamtlichen Helfern, Journalisten und Prominenten, die Ihrer Organisation verbunden sind und ein gutes Wort für sie einlegen können

5 gute Gründe, auch einmal Nein zum Kollegen zu sagen

Sie wollen im Sinne des Unternehmens konstruktiv mit Ihren Führungskollegen kooperieren. Gegenseitiges Helfen ist für Sie als Teamworker eine Selbstverständlichkeit. Allerdings können Sie nicht jeder Bitte Ihrer Kollegen nachkommen. Manche Anforderungen wären für Sie und Ihr eigenes Team eine zu große Belastung.

Und vielleicht passiert es Ihnen auch gelegentlich, dass Sie voreilig ja gesagt haben und Sie dieses Ja leider wieder zurücknehmen müssen. Am besten wäre es dann gewesen, sofort Nein zu sagen. Aber es ist neunmal wie es ist: Vielen Menschen fällt es schwer, Nein zu sagen.

Dabei gibt es (mindestens) 5 gute Gründe, häufiger Nein zu sagen. 

1. Sie wirken vor Ihren Kollegen und Vorgesetzten selbstbewusst, weil Sie den Mut haben, nein zu sagen, statt unbedingt „Everybody’s Darling“ sein zu wollen.

2. Sie schützen sich und Ihre Mitarbeiter vor unberechtigten Anforderungen und zu hohen Belastungen durch andere.

3. Sie handeln im Interesse des Unternehmens, wenn Sie und Ihr Team mit aller Kraft Ihre Ziele anstreben, statt für andere mitzuarbeiten.

4. Sie verhindern, dass es sich Unkollegiale auf Ihre Kosten bequem machen. Sie lassen sich nicht deren Probleme oder ungeliebte Aufgaben zuschieben.

5. Sie steigern Ihr Selbstbewusstsein, wenn Sie wissen, dass Sie souveräner Entscheider über Ihr Ja oder Nein bleiben.

Ein „Nein“ bedeutet nicht, den Kollegen hängen zu lassen
Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Kollegen und Ihre Vorgesetzten sehr wohl unterscheiden können, wer aus Egoismus immer wieder Nein sagt und andere bei Problemen hängen lässt und wer nicht. Ein notwendiges Nein kostet Sie keine Sympathien, wenn man Sie ansonsten aus dem Alltag als hilfsbereiten Führungskollegen kennt.