Liebe Leserin, lieber Leser!

Woran liegt es, dass manche Chefs ihre Teams scheinbar mühelos führen, während andere trotz viel Mühe ihre Mitarbeiter nicht so recht überzeugen können? In vielen Fällen liegt das Geheimnis in der Körpersprache, mit der diese gezielt ihre Mitarbeiter beeindrucken.

Blickkontakt schafft Kontakt
Wenn Sie im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern den Blickkontakt suchen, wirken Sie souverän und konzentriert. Blickkontakte schaffen auf eine besondere Weise Kontakt zwischen Menschen: Beide können dort die Gefühlslage des anderen (entspannt, gestresst, frustriert, wütend) zumindest ansatzweise erkennen und sich im Gespräch darauf einstellen.

Kopf zeigt Selbstbehauptung
Als souveräner Chef tragen Sie den Kopf aufrecht und frei. Diese Kopfhaltung zeigt, dass Sie sich behaupten können und gleichzeitig offen sind, Informationen aufzunehmen.

Einzig wenn Sie Ihren Mitarbeitern zuhören, neigen Sie ihn ein wenig nach links – Sie signalisieren damit eine erhöhte Aufmerksamkeit. Insgesamt sollte die Kopfhaltung von Ruhe geprägt sein – häufiges Drehen, Nicken oder Kopfschütteln macht einen eher hektischen und wenig souveränen Eindruck.

Hände und Arme laden ein
Wenn Sie im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern die Hände nach oben öffnen, laden Sie Ihre Gesprächspartner ein, sich einzubringen. Leicht geballte Hände zeigen: „Packen wir es an!“ Es spricht nichts dagegen, wenn Sie Ihre Ausführungen mit deutlichen Gesten verstärken.

Vermeiden Sie es, „herumzufuchteln“, das wirkt hektisch und unruhig. Auch Bewegungen oberhalb der Schultern sind tabu – Ihre Mitarbeiter werten solche Bewegungen unbewusst als Angriff.

Hüfthaltung = Standfestigkeit
Mit der Hüfte verschaffen Sie Ihrem Stand die nötige Ruhe. Spannen Sie die Muskeln im Gesäß so an, als würden Sie eine Nuss halten. Dadurch knicken Sie nicht ein, und Ihr Körper richtet sich automatisch auf. Ihre Standfestigkeit unterstreichen Sie auch, indem Sie das Gewicht Ihres Oberkörpers gleichmäßig auf beide Beine verlagern.

Füße offenbaren, wo Sie stehen
Wenn Sie sicher mit den Füßen auf dem Boden stehen, vertreten Sie überzeugend Ihren Standpunkt. Stehen Sie mit den Beinen hüftbreit, die Knie sind dabei locker, also nicht ganz durchgedrückt. Sowohl beim Stehen als auch beim Gehen zielen Ihre Fußspitzen auf das, worauf Sie sich konzentrieren. Denken Sie daran, dass Sie beim Gespräch auf Ihren Mitarbeiter zielen.

Atmung schafft Stimme
Wenn vor lauter Stress und Hektik die Stimme zu kippen droht, verschafft eine gute Atmung wieder Ruhe und Übersicht. Mit der so genannten „Ringatmung“ atmen Sie tief in den Bauch, die Seiten und den unteren Rücken ein. Dadurch senkt sich das Zwerchfell, Ihre Stimme wird automatisch ruhiger.

Mund macht Laune
Der Mund ist stark an der Prägung des Gesichtsausdrucks beteiligt. Kontrollieren Sie ihn deshalb vor allem dann, wenn Sie Ihre negativen Gefühle nicht auf Ihre Mitarbeiter übertragen möchten: Vorgeschobene Lippen sind ein feindliches, zurückgezogene Lippen ein ängstliches Signal. Sind die zurückgezogenen Lippen gespannt und zusammengepresst, drücken sie ohnmächtige Wut aus. Sind die Lippen dagegen nur leicht angespannt, kann dies durchaus wohltuende Anspannung und Konzentration ausdrücken.

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Über Fragen und Anregungen freuen wir uns sehr, schreiben Sie einfach an: rufus@vnr.de

Ihre
Andrea Heckmann
Redaktion RuFuS-Infomail


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Produkthaftung: Mit welchen Maßnahmen zur Qualitätssicherung Sie Ihr Risiko minimieren

Am 15.12.1989 trat das „Gesetz über die Haftung für fehlerhafte Produkte“ (ProdHaftG) in Kraft. Und dieses legt fest: „Wird durch den Fehler eines Produkts jemand getötet, sein Körper oder seine Gesundheit verletzt oder eine Sache beschädigt, so ist der Hersteller des Produkts verpflichtet, dem Geschädigten den daraus entstehenden Schaden zu ersetzen“ (§ 1 Abs. 1 ProdHaftG).

Das ProdHaftG ist ein Verbrauchergesetz. Kommt eine Person durch eines Ihrer Produkte zu Schaden, muss sie beweisen können, dass dieses Produkt fehlerhaft war. Sie aber müssen den Gegenbeweis antreten, nämlich dass Ihr Produkt das Werk nicht fehlerhaft verlassen hat. Das aber ist nur möglich, wenn Sie Haftungsrisiken so weit wie möglich ausschließen, und zwar durch ein entsprechendes Qualitätsmanagementsystem in allen Teilbereichen der Wertschöpfungskette.

Diese 4 Qualitätssicherungsmaßnahmen sollten Sie durchführen:

1. Entwicklung und Konstruktion
Produkte müssen Sie so entwickeln und herstellen, dass Gefahren für Benutzer ausgeschlossen werden können. Setzen Sie deshalb solche Materialien und Zulieferteile ein, die geeignet sind. Führen Sie in dieser Phase Simulationen durch und erproben Sie Ihr Produkt als Prototyp. Führen Sie außerdem Materialprüfungen durch, gegebenenfalls unter Einbeziehung externer Prüflaboratorien.

2. Fabrikation
Als Hersteller müssen Sie bestimmte Mindeststandards bei Ihren Produkten erfüllen und sicherstellen. Dies kann etwa durch eine begleitende Kontrolle und Endkontrolle erfolgen. Werden Materialien und Produkte eines Zulieferers eingesetzt, müssen Sie außerdem eine Vorkontrolle durchführen. Besonderes Augenmerk gilt den sicherheitsrelevanten Teilen. Prüfungen durch den TÜV und andere Prüfungsinstitution entlasten Sie im Produkthaftungsfall nicht.

3. Instruktion
Jedes Produkt, das Ihren Betrieb verlässt, stellt dann eine potenzielle Gefahr dar, wenn der Anwender es falsch benutzt. Als Hersteller sind Sie deshalb verpflichtet, den Nutzer auf den richtigen Einsatz des Produktes sowie auf mögliche Gefahrenquellen hinzuweisen. Das geschieht mittels einer Gebrauchsanweisung. Diese muss klar und deutlich und in einer verständlichen Sprache formuliert sein. In regelmäßigen Abständen müssen Sie die Gebrauchsanweisung überarbeiten und eventuell anpassen.

4. Produktbeobachtung
Auch nach Auslieferung des Produktes sind Sie in der Pflicht. Sie müssen nun Ihr Produkt regelmäßig beobachten, um eventuelle Fehler rechtzeitig korrigieren zu können. Wichtige Hinweise dafür bieten Ihnen Beschwerden von Kunden, Reklamationen und Schadensberichte. Bei schwerwiegenden Mängeln müssen Sie außerdem eine Rückrufaktion durchführen.

Hinweis: Auch wenn Sie die Produktbestände von Ihrem Vorgänger übernommen haben, können Sie das Haftungsrisiko nicht ausschließen. Eine Haftung kann in diesem Fall auch als „Quasi-Hersteller“ in Betracht kommen (Bundesgerichtshof, Urteil vom 21.06.2005, Az: VI ZR 238/03).

Elektronische Signaturen – Damit straffen Sie Arbeitsprozesse, bei voller Rechtssicherheit

Sie wollen Prozesse straffen, Kosten sparen und dazu neue Technologien und Maschinen einsetzen? Eine wirtschaftliche Entscheidung für fast alle Unternehmen ist der Umstieg auf elektronische Signaturen. Damit können Sie ca. 80 % der herkömmlichen Gebühren für Porto, Papier, Umschläge und vielleicht sogar einen Mitarbeiter in der Postabteilung einsparen.

Ein typischer Anwendungsbereich der elektronischen Signatur ist die elektronische Übermittlung von Rechnungen nach § 14 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz (UStG). Vorsteuerabzugsberechtigt ist ein Unternehmer nur noch dann, wenn die digitale Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Doch auch Verträge, Angebote und Vertragskündigungen lassen sich elektronisch verschicken – im Prinzip können Sie die gesamte Unternehmenspost elektronisch erledigen.

Diese Anforderungen werden an elektronische Signaturen gestellt

Der Geschäftsverkehr stellt neue Anforderungen an die Sicherheit der Übertragung von Inhalten:

• Der Empfänger muss sich sicher sein, dass die Dokumente tatsächlich von Ihnen sind (Authentizität).
• Ihre Dokumente sollen im Originalzustand beim Empfänger ankommen, nicht etwa manipuliert (Integrität).

Beide Anforderungen werden durch Einsatz der elektronischen Signatur erfüllt. Kryptografische Verfahren machen jede Manipulation oder Verfälschung an den Originaldaten für den Empfänger sofort erkennbar.

Sie können außerdem den Urheber einer signierten Nachricht durch die sicherere Zuordnung der eingesetzten kryptografischen Schlüssel zum Kommunikationspartner zweifelsfrei feststellen. Wenn die elektronisch getätigten Transaktionen rechtlich verbindlich und damit beweisbar sein sollen, können Sie auch einen Zeitstempel bekommen. Denn dieser spielt vor Gericht z. B. bei Vertragskündigungen oder Widersprüchen eine große Rolle.

Warnung: Elektronische Signaturen schützen nicht davor, dass Unbefugte Einblick in Daten erhalten. Bei vertraulichen Daten ist deshalb zusätzlich zur elektronischen Signatur eine Verschlüsselung erforderlich.

Aus: Der Qualitätsmanagementbeauftragte Produktion. Klicken Sie hier und fordern Sie jetzt ihre kostenlose Probeausgabe an.

Erleichtern Sie sich schwierige Mitarbeitergespräche, Teil 1

Im Berufsalltag sind Mitarbeitergespräche an der Tagesordnung. Damit Sie diese gewinnbringend für sich nutzen, sollten Sie gerade für schwierige Gespräche bzw. beim Delegieren von Aufgaben einen ganz konkreten Plan haben:

8-Punkte-Plan für schwierige Mitarbeitergespräche

1. Vorbereitung: Definieren Sie vor dem Gespräch das Gesprächsziel, suchen Sie nach stichfesten Begründungen und bereiten Sie den Dialog vor (inklusive einer möglichen Vereinbarung).

2. Keine Störung: Stellen Sie Ihr Telefon auf die Zentrale/Ihre Sekretärin um.

3. Begrüßung: Beginnen Sie bewusst höflich und freundlich: „Herr Meier, schön, dass Sie da sind. Bitte setzen Sie sich.“ Bei notwendiger Kritik bleiben Sie etwas distanzierter und kühler: „Herr Meier, bitte setzen Sie sich.“

4. Schnell zum Thema kommen: Überfallen Sie den Mitarbeiter nicht mit einem Wortschwall und ausführlichen Erklärungen. Ein einziger Satz sollte reichen, wie: „Herr Meier, heute vereinbaren wir, welche Tätigkeiten demnächst in Ihren Aufgabenbereich fallen.“

5. Zuhören: Sobald Ihr Mitarbeiter weiß, worum es geht, geben Sie ihm jetzt Raum, eventuell erst einmal „Dampf abzulassen“: „Wieso soll mein Aufgabenbereich erweitert werden, ich muss sowieso schon ...!“ Eventuell möchte der Mitarbeiter Ihnen jetzt eigene Vorschläge oder Erklärungen präsentieren wie: „Ja, ich weiß, meine Zahlen waren im vergangenen Jahr nicht berauschend. Aber es gibt dafür Gründe ...“

6. Ziel festlegen: Machen Sie Ihre Ziele transparent:

• bei Entscheidungen nennen Sie Gründe
• bei Feedback, Beurteilung oder Kritik erörtern Sie konkrete Beispiele und Ihre Einschätzung dazu
• bei Delegation stellen Sie Ihre Erwartungen dar und erklären, in welchem Gesamtzusammenhang der Beitrag des Mitarbeiters zu sehen ist

7. Ziel angekommen? Hören Sie sich jetzt gegebenenfalls die Meinung des Mitarbeiters an. Rechnen Sie bei Feedback-, Beurteilungs- und Kritikgesprächen mit verletzten Gefühlen und auch mit dem Versuch, Sie umzustimmen; hören Sie zu, lassen Sie sich aber nicht auf ein Wortgefecht ein. Bleibt Ihr Mitarbeiter ruhig, stellen Sie durch Gegenfragen fest, ob Ihre Botschaft angekommen ist.

8. Lichtblick: Beenden Sie vorwiegend erfreuliche Feedback- und Beurteilungsgespräche ebenso. Nach kritischem Feedback, enttäuschender Beurteilung oder Kritik ermutigen Sie mit einem positiven Abschluss: „Da doch alles andere so gut läuft, werden Sie dieses kleine Problem sicherlich bald auch noch in den Griff bekommen.“

Tipp: Jeder Mitarbeiter hat ein Bedürfnis nach Sinn: Er will wissen, in welchem übergeordneten Zusammenhang sein Tun steht, und auch verstehen, warum bestimmte Entscheidungen so und nicht anders getroffen werden.

Lesen Sie in der kommenden Woche, wie Sie mit Ihrem Mitarbeiter motivierende Delegationsgespräch führen.

Mehr zum Thema Mitarbeitergespräche finden Sie im Praxishandbuch leiten – führen – motivieren.

Projektstart: So stellen Sie die Weichen auf Erfolg

Ob Projekte erfolgreich verlaufen oder nicht, entscheidet sich häufig schon in der Anfangsphase. Werden hier Fehler begangen, lassen sich diese oft nur schwer oder gar nicht mehr korrigieren und führen schlimmstenfalls zum Scheitern. Stellen Sie deshalb die Weichen von Anfang an auf Erfolg – so geht’s:

Seien Sie begeistert
Wenn Sie selbst nicht begeistert von dem Projekt sind, warum sollten es dann Ihre Mitarbeiter sein? Geben Sie dem Projekt den nötigen Schwung, indem Sie Ihren Mitarbeitern die positiven Auswirkungen aufzeigen. Erläutern Sie, das ein erfolgreiches Projekt das Ansehen der Abteilung stärkt oder dass interessante Probleme zu lösen sind und alle etwas Neues lernen können.

Nehmen Sie alle mit
Auch wenn nicht alle Mitarbeiter Ihres Teams an dem Projekt mitarbeiten werden – nehmen Sie sie „mit“ und integrieren Sie sie: Laden Sie die nicht beteiligten Mitarbeiter gelegentlich zu den Sitzungen ein und informieren Sie sie regelmäßig über die Fortschritte. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Mitarbeiter frustriert sind und resignieren.

Zerstreuen Sie Bedenken
Mitarbeiter lassen sich kaum von einem Projekt überzeugen, wenn sie glauben, dass sie persönliche Nachteile dadurch haben. Häufige Bedenken sind etwa eine steigende Arbeitsbelastung oder Änderungen der Aufgabenverteilung. Wo diese Bedenken nicht zutreffen, sollten Sie diese aktiv zerstreuen. Und wo sie nicht von der Hand zu weisen sind, weil neben dem neuen Projekt die bisherigen Arbeiten weiter erledigt werden müssen, sollten Sie dies offen ansprechen.

Spielen Sie die Probleme nicht herunter, sonst werden Sie unglaubwürdig. Nennen Sie stattdessen die positiven Aspekte („Wir lernen den Umgang mit der neuen Software“) oder schaffen Sie positive Ausblicke („Nach einigen Wochen der Mehrbelastung müssten wir das meiste geschafft haben“).

Lassen Sie Ideen zu
Zu Beginn eines Projekts ist vieles oft noch nicht festgelegt. Nutzen Sie diese Phase und fordern Sie von Ihren Mitarbeitern Ideen ein. Neben manch guter Idee, die Sie umsetzen können, motivieren Sie Ihre Mitarbeiter und geben ihnen Gelegenheit, sich mit dem Projekt zu identifizieren.

Klären Sie die Rahmenbedingungen
Jedes Projekt hat Rahmenbedingungen, die dem Handeln Ihres Teams Grenzen setzen. Das sind insbesondere zeitliche und finanzielle Spielräume. Zeigen Sie diesen Rahmen möglichst deutlich auf und definieren Sie es als sportliche Herausforderung, mit den zur Verfügung stehenden Spielräumen zum Erfolg zu gelangen.

Legen Sie Etappenziele fest
Nach manchen Projektstarts gehen die Mitarbeiter wieder an ihre tägliche Arbeit, als ob es kein neues Projekt gäbe. Der Grund: Sie kennen nur den Projekt-Endzeitpunkt und sehen unter Umständen noch keine Dringlichkeit, anzufangen. Nennen Sie deshalb schon beim Auftakt-Meeting erste Etappenziele und vereinbaren Sie dafür kurzfristige Termine. Das gibt den Anstoß, auch wirklich mit der Arbeit zu beginnen.

Führen Sie Einzelgespräche
Nicht alle Mitarbeiter lassen sich in einem Team-Meeting von der Notwendigkeit eines Projekts vollständig überzeugen. Manche Bedenken zerstreuen Sie am besten in einem persönlichen Gespräch. Führen Sie deshalb Einzelgespräche mit Schlüsselmitarbeitern, die Einfluss auf die Stimmung in Ihrem Team haben.

Sichern Sie sich Unterstützung
Sie und Ihre Mitarbeiter werden, um erfolgreich arbeiten zu können, gelegentlich Unterstützung von anderen Abteilungen benötigen. Sichern Sie sich diese Unterstützung, indem Sie den betroffenen Mitarbeitern in den anderen Abteilungen das Projekt vorstellen und ankündigen, dass Ihr Team Kontakt aufnehmen wird.

5 goldene Regeln für das Thema Gehalt im Jahresgespräch

Auch Non-Profit-Organisationen arbeiten nach betriebswirtschaftlichen Grundlagen und werden stärker gefordert als noch vor einigen Jahren. Als Führungspersönlichkeit sind Sie daher verstärkt gefordert, Ihre Mitarbeiter zielorientiert zu führen, um die gewünschten und geforderten Leistungen mit Ihrem Team erbringen zu können. Ein optimales Instrument dazu ist das Jahresgespräch.

Umstritten ist allerdings, ob das Gehalt im Jahresgespräch ein Thema sein sollte. Es gibt für beide Ansichten gute Gründe, über die sich auch Personalexperten trefflich streiten. Folgende Tabelle gibt Ihnen einen kurzen Überblick:

Pro	Contra
Die Motivation, bestimmte Ziele zu erreichen, steigt, da Belohnung „winkt“.	Der Rückblick auf den vergangenen Zeitabschnitt kann von Seiten des Mitarbeiters weniger offen und ehrlich sein.
Die Vereinbarung neuer Ziele ist in den Gesamtzusammenhang gestellt: Wenn alle Mitarbeiter ihre Ziele erreichen, kann die Organisation erfolgreich ihre Ziele erreichen und dann auch mehr Gehalt bezahlen.	Die Vereinbarung anspruchsvoller Ziele kann sich schwieriger gestalten, da die Zielerreichung unsicherer ist.
Mit der Beurteilung der Leistung können gleichzeitig das zukünftige Gehalt und evtl. weitere Zusatzleistungen abgemacht werden (Zeitersparnis).	Zeitaufwendigeres Verfahren, da mindestens zwei Gesprächstermine erforderlich sind.

Falls Sie sich dazu entschließen, das Gehalt im Mitarbeitergespräch zu behandeln, beachten Sie bitte folgende 5 Regeln:

1. Sie sind die Führungskraft und verdienen in den Augen des Mitarbeiters überdurchschnittlich viel. Respektieren Sie also seine Forderung nach mehr Lohn.

2. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern zu wenig Anerkennung zollen, werden Sie sofort mit Lohnforderungen konfrontiert werden. Geld macht dieses Defizit an Lob zum Teil wett. Eventuell können Sie die Gehaltsforderungen in der Zukunft mit mehr Anerkennung kompensieren.

3. Bei guten Mitarbeitern sollten Sie eher zu viel als zu wenig bezahlen. Für gute Leute gibt es immer einen Markt und es schmerzt die Organisation, wenn gute Arbeitskräfte die Stelle verlassen.

4. Ziehen Sie neben reinen Geldzahlungen auch alternative Belohnungen in Betracht, so z. B. Dienstwagen, Provisionen, Boni, Ausbildung. Oft motiviert es den Mitarbeiter mehr, eine solche Belohnung zu erhalten, als eine Gehaltsaufbesserung.

5. Wichtiger als Geld sind oft Macht und Prestige. Stehen Ihnen keine Mittel für Gehaltserhöhungen zur Verfügung, dann versuchen Sie, mit anderen Mitteln zu entlohnen, wie etwa:

• größeres Büro
• Parkplatz nahe beim Eingang
• Betreuung von prestigeträchtigen Sonderaufgaben

7 Methoden zum Stressabbau

Es gilt als Zeichen unserer Zeit, gestresst zu sein. Das Problem: Stress mindert unsere Leistungsfähigkeit und frisst unsere Energie. Stress ist jedoch nicht von vornherein negativ: Die Freude über ein unerwartetes Geschenk, der schwer erkämpfte Sieg der Lieblingsmannschaft, das Kribbeln und Herzklopfen vor dem ersten Rendezvous, die Begeisterung über eine lang ersehnte Beförderung sind einige Beispiele für positiven Stress. Bei Einflüssen wie Lärm, Zeitmangel, Verantwortungsdruck, Ärger, Arbeitsüberlastung oder Trauer bekommt der Begriff Stress jedoch eine ganz andere Bedeutung. Aber auch hier gilt: Die Dosis macht das Gift.

Da Stress sich nicht einfach von allein abbaut, müssen wir, um weitere Energieverluste und Leistungseinschränkungen zu verhindern, den Stress bewusst und aktiv abbauen. Z. B. mit folgenden Methoden, die viele von Ihnen sicher vom Hörensagen bereits kennen, es bisher aber nicht „geschafft“ haben, eine der Methoden wirklich anzugehen. Dieses Mal packen Sie’s bestimmt – es lohnt sich!

1. Sport
Körperliche Aktivität ist ein hervorragendes Mittel, Stress abzubauen und Ihre Lebensenergien zu erhalten und zu steigern. An stark stressigen Tagen kann bereits ein kurzer, schneller Marsch in der Mittagspause verlorene Energien zurückbringen.

2. Vermeiden falscher Stressbewältigungsmethoden
Nikotin oder Alkohol sind ein beliebtes Mittel, Stress abzubauen. In Wirklichkeit bauen diese Substanzen jedoch keinen Stress ab, sondern verschleiern nur die Symptome. Damit tragen sie dazu bei, dass das Stressniveau länger und nachhaltiger aufgebaut werden kann. Die Folge: statt Stressabbau zusätzlicher Leistungsverlust.

3. Autogenes Training
Beim autogenen Training handelt es sich um eine Methode, die sich der Autosuggestion bedient, um einen Entspannungszustand zu erreichen. Autogenes Training führt – regelmäßig angewendet – zu einer physischen und psychischen Leistungsverbesserung.

4. Progressive Muskelrelaxation
Die progressive Muskelrelaxation erzielt ihre Wirkung durch wechselseitiges Anspannen und Entspannen aller Muskelpartien.

5. Meditation
Es gibt inzwischen auch in Deutschland eine Vielzahl, zum Teil recht einfach zu erlernender Meditationstechniken. Auch bei der Meditation spielen Körperhaltung und Atmung eine entscheidende Rolle.

6. Yoga
Yoga ist ebenfalls eine ganzheitliche Betrachtungsweise. Es beruht auf Körperübungen, Atemübungen, Reinigungsübungen, gesunder Ernährung und geordneter Lebensführung.

7. Tai-Chi
Tai Chi kommt aus China. Die Übungen stellen eine Verbindung von Konzentration und Entspannung dar. Dies äußert sich in einem langsamen Bewegungsfluss ohne Anstrengung. Auch bei Tai-Chi spielt die Atmung eine wichtige Rolle.