Liebe Leserin, lieber Leser!

Als Führungskraft sollten Sie sich immer Zeit nehmen, Ihre Aufträge an die Mitarbeiter klar und unmissverständlich zu formulieren. Sonst verlieren Sie am Ende durch Missverständnisse viel mehr wichtige Zeit.

4 Regeln für die richtige Auftragserteilung

1. Formulieren Sie die Kernaufgabe klar, deutlich und konkret.

2. Betten Sie die Aufgabe in die betriebliche Situation ein. Erläutern Sie die Rahmenbedingungen des Unternehmens: Welches Ziel soll aus Sicht des Unternehmens mit der Erfüllung des Auftrags erreicht werden?

3. Identifizieren Sie sich mit den unternehmerischen Zielen. Ihre persönliche Absicht schlägt die Brücke zwischen Unternehmen und Mitarbeitern. Machen Sie deutlich, welchen Nutzen Ihr Aufgabenbereich von der Erledigung hat.

4. Erläutern Sie im Qualitätshinweis, in welcher Qualität der Auftrag erfüllt werden muss.

Informationen und Tipps, um Ihren Alltag als Führungspraxis zu erleichtern finden Sie in der größten deutschen Online-Bibliothek für Führungswissen – www.vorgesetzter.net


Über Fragen und Anregungen freuen wir uns sehr, schreiben Sie einfach an: rufus@vnr.de

Ihre
Andrea Heckmann
Redaktion RuFuS-Infomail


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Diese Unterlagen bekommen Ihre Ex-Mitarbeiter

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, denken viele Vorgesetzte zunächst daran, dass sie ihm ein Zeugnis ausstellen müssen. Aber er erhält auch noch eine Reihe weiterer Unterlagen:

• Lohnsteuerkarte
• Sozialversicherungsausweis
• Arbeitsbescheinigung für das Arbeitsamt
• Zeugnis
• Urlaub für das Urlaubsjahr
• Urlaubsbescheinigung
• Gehaltsabrechnung
• Urlaubsabgeltung
• Restgehalt
• Zwischenbescheinigung

Sie können als Arbeitgeber von Ihrem Mitarbeiter eine Empfangsbestätigung dieser Unterlagen verlangen. Sie ist Teil einer Ausgleichsquittung, die darüber hinaus auch eventuelle Verzichtserklärungen enthält. Ihr Mitarbeiter bescheinigt mit dieser Verzichtserklärung, dass er keine Ansprüche mehr gegen Sie besitzt. Sie als Chef oder Vertreter des Arbeitgebers verzichten im Gegenzug auch auf Ansprüche, die Sie an Ihren Ex-Arbeitnehmer stellen.

Tipp: Hat ein Arbeitnehmer noch offene Urlaubstage, sollten Sie ihm diesen Resturlaub während der Kündigungsfrist noch gewähren. Tun Sie dies nicht, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Urlaubsabgeltung. Sie können mit dem Arbeitnehmer auch vereinbaren, dass er während der Kündigungsfrist von der Arbeit unter Anrechnung des Resturlaubs freigestellt wird.

Regeln Sie den Internetzugang am Arbeitsplatz, Teil 1

Dass Mitarbeiter im Büro das Internet auch für Privatzwecke nutzen, ist für Arbeitgeber eine ärgerliche Sache, da Arbeitszeit und Telekommunikationskosten vergeudet werden. Als Führungskraft sollten Sie deshalb darauf achten, dass klare Regelungen hinsichtlich der Nutzung des World Wide Web bestehen. Erfahren Sie hier, welche Möglichkeiten Sie haben und wie Sie Ihre Rechte durchsetzen:

Keine gesetzliche Regelung
Eine konkrete gesetzliche Regelung der privaten Nutzung des Internets am Arbeitsplatz gibt es nicht. Haben Sie für Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung keine klare und vor allem keine schriftliche Vereinbarung zur Nutzung des Internets getroffen, kann dies im Zweifelsfall Probleme bereiten. Denn schnell kann Aussage gegen Aussage stehen und Sie geraten in Beweisnot, wenn Sie nichts schwarz auf weiß niedergelegt haben.

Stellen Sie klare Regeln auf
Regeln Sie also in Ihrem Verantwortungsbereich den Umgang mit dem Internet eindeutig und schriftlich. Nur so können Sie bei Verstößen arbeitsrechtliche Maßnahmen ergreifen. Bei Neueinstellung können Sie die Regelung gleich in den Arbeitsvertrag aufnehmen, bei bestehenden Beschäftigungsverhältnissen eine Zusatzvereinbarung schließen oder eine Anweisung kraft Ihres Direktionsrechts erlassen (§ 106 Gewerbeordnung).

Hierbei müssen Sie allerdings beachten, dass Sie, wenn Sie die private Nutzung des Internets bereits über einen Zeitraum von mehr als 6 Monaten geduldet haben, bei den betreffenden Mitarbeitern den Eindruck erweckt haben, dass ihnen die Privatnutzung des Internets erlaubt sei. Das durch eine solche Duldung entstandene Vertrauen der Mitarbeiter ist schutzwürdig. Die Arbeitsgerichte bezeichnen dieses Vertrauen als „betriebliche Übung“. Aus ihr ergibt sich ein Anspruch des Mitarbeiters auf die private Internetnutzung. Die betriebliche Übung können Sie nicht durch eine einfache Anweisung von jetzt auf gleich beseitigen. Sie müssen vielmehr den Spieß wieder umdrehen und eine neue betriebliche Übung begründen, mit der Sie die bisherige private Nutzung des Internets widerrufen. Nehmen die betreffenden Mitarbeiter diese Anweisung ebenfalls über 6 Monate widerspruchslos hin, sind sie an das neue Verbot gebunden.

Tipp: Sie sollten sich von jedem Mitarbeiter schriftlich bestätigen lassen, dass er die Anweisung zur Kenntnis genommen hat. So kann sich ein Mitarbeiter im Streitfall später nicht auf Unwissenheit berufen.

Tipps für Ihre Musterformulierung
Am sichersten fahren Sie, wenn Sie die Privatnutzung so weit wie möglich einschränken.

Hier einige mögliche Formulierungen:

㤠(...) Nutzung der betrieblichen Datenverarbeitungsanlagen
1. Der Zugang zum Internet und das Versenden von E-Mails sind nur zu dienstlichen Zwecken gestattet. Jeder darüber hinausgehende Gebrauch – insbesondere zu privaten Zwecken – ist ausdrücklich untersagt. Verstöße gegen diese Anweisung werden ohne Ausnahme mit arbeitsrechtlichen Mitteln sanktioniert.

2. Durch die Nutzung des Internets ist es möglich, Daten und Programme aus dem Internet herunterzuladen und in das EDV-Netzwerk der Firma einzuspielen. Jeder Mitarbeiter ist dazu verpflichtet, jede einzelne Datei bzw. jedes einzelne Programm vor der Einspeisung in das interne Netz mit dem zurzeit aktuellen Virensuchprogramm zu überprüfen bzw. testen zu lassen.

3. Jeder auf das Internet Zugriffsberechtigte verpflichtet sich zu gewährleisten, dass dritten Personen der Zugang über seine persönliche Berechtigung nicht möglich ist.

4. Vor dem Installieren von privater Software auf dem Betriebsrechner ist eine Genehmigung des Vorgesetzten einzuholen.

5. Der Arbeitnehmer ist damit einverstanden, dass die Nutzung des Internets protokolliert wird und seine personenbezogenen Daten für die Dauer von maximal 3 Monaten gespeichert werden.“

In 7 Schritten zur perfekten Rede

Gehören Sie zu denen, die bei einer Rede vor der gesamten Belegschaft weiche Knie bekommen, oder vor lauter „Ähs“ den Redefluss gänzlich verlieren? Dann können Ihnen die folgenden 7 Schritte helfen, Ihre Rede optimal vorzubereiten:

1. Definieren Sie das Redeziel
Was wollen Sie mit Ihrer Rede erreichen? Wollen Sie informieren, motivieren oder würdigen? Richten Sie Ihre Rede konkret auf dieses Ziel aus.

Fallbeispiel: Herr Jonas, Personalleiter, soll in einer Versammlung der leitenden Angestellten ein neues System zur Zeiterfassung vorstellen. Es geht darum, die mittlere Führungsebene von den Vorteilen der flexiblen Arbeitszeit zu überzeugen. Herr Jonas will mit seiner Rede die Zuhörer informieren und motivieren.

2. Versetzen Sie sich in Ihre Zuhörer
Viele Reden gehen an den Ohren der Zuhörer vorbei. Bevor Sie eine Rede beginnen, machen Sie sich ein klares Bild von Ihrer Zielgruppe. Eine Rede, die bei Ihren Zuhörern ankommt, beantwortet genau die Fragen, die den Zuhörern direkt nutzen. Holen Sie Ihre Zuhörer dort ab, wo sie stehen. Sprechen Sie deren Sprache: Experten verstehen Fachjargon, Laien nicht.

Herrn Jonas’ Zielgruppe ist die mittlere Führungsebene, also Kollegen mit mehr oder weniger Personalverantwortung.

3. Strukturieren Sie Ihre Rede
Beginnen Sie früh genug mit dem Sammeln von Informationen für Ihre Rede. Quellen sind beispielsweise Fachbücher, Zeitschriften, Zeitungen, interne Publikationen oder Nachschlagewerke. Strukturieren Sie die Informationen anschließend, entweder, indem Sie sie auf Karteikarten schreiben und dann in eine Reihenfolge bringen, oder mit der so genannten Mind-Mapping-Methode. Dabei schreiben Sie das Thema Ihrer Rede in die Mitte eines Blattes Papiers. Nach und nach ordnen Sie Leit- oder Hauptideen zu.

4. Gliedern Sie Ihre Rede
Eine klare Gliederung hilft Ihnen, damit Sie in Ihrer Rede nicht den „roten Faden“ verlieren. Bauen Sie Ihre Rede logisch auf.

Herrn Jonas’ Rede hat diese Struktur:
Problem: Die alten „Stechuhren“ müssen ausgewechselt werden. Die herkömmliche Art der Zeiterfassung erlaubt wenig Flexibilität.
Ursache: Die „Stechuhren“ sind defekt. Arbeitsbeginn und -ende sind starr geregelt.
Ziel: Ein neues Zeiterfassungssystem soll die flexible Gestaltung der Arbeitszeit ermöglichen.
Lösungsvorschlag: Vereinbarung einer Kernarbeitszeit im Unternehmen sowie in einzelnen Abteilungen, Regelung der Überstundenvergütung beziehungsweise des Freizeitausgleichs.
Aufforderung: Diskussion, Information aller Mitarbeiter, Einführung der neuen Zeiterfassung.

5. Feilen Sie an Ein- und Ausstieg
Eine gute Rede beginnt und endet wie ein guter Krimi: Mit einem spannenden ersten Bild und einer Überraschung am Schluss. Mit der Einleitung knüpfen Sie den ersten Kontakt zu Ihren Zuhörern und am Schluss haben Sie die Möglichkeit, Ihre Botschaften auf den Punkt zu bringen.

6. Arbeiten Sie mit Stichpunkten
Schauen Sie öfter in die Gesichter Ihrer Zuhörer als aufs Manuskript. Sie müssen keine freie Rede halten. Ein ausformuliertes Manuskript bietet Vorteile, erfordert jedoch Training, damit nichts heruntergeleiert wirkt. Empfehlenswert ist der Mittelweg: Entwerfen Sie Stichpunktblätter.

7. Treffen Sie letzte Vorbereitungen
Sie sind gut vorbereitet und trotzdem nervös? Lampenfieber gehört einfach dazu. Stellen Sie sich Ihrer Nervosität. Versuchen Sie, sich durch Atemübungen oder ruhiges Gehen zu beruhigen.

4 Tipps für Ihr Empfehlungsmarketing

Sie können erreichen, dass der Kunde Sie weiterempfiehlt. Dabei helfen Ihnen folgende Tipps aus der Praxis:

1. Überraschen Sie Ihre Kunden
Der Kunde wird Sie weiterempfehlen, wenn Sie seine Erwartungen übertreffen. Die Nachfrage nach Auftragsabschluss „Wie kommen Sie mit dem Produkt zurecht?“ z. B. signalisiert, dass Sie sich kümmern.

2. Bleiben Sie in Kontakt
Pflegen Sie Ihre bestehenden Kundenkontakte. So können Sie einen Kunden z. B. kurz vor Ablauf der Garantiefrist eines Produktes anrufen und ihn darauf aufmerksam machen, dass er bei Bedarf nur noch wenig Zeit hat, es umsonst reparieren zu lassen.

3. Fragen Sie nach Empfehlungen
Fragen Sie Ihren Kunden nach dem Abschluss eines Geschäftes, ob er jemanden weiß, der von Ihrer Geschäftsleistung profitieren könnte. Sehen Sie diese Frage als einen Gefallen für den Neukunden. Die Empfehlungsfrage sollte immer Bestandteil eines Verkaufsprozesses sein.

4. Betreiben Sie Netzwerkpflege
Befragen Sie Ihre Neukunden, durch welche Quellen sie auf Sie aufmerksam geworden sind. Wenn Sie aktive Weiterempfehler haben, bedanken Sie sich bei ihnen. Suchen Sie den Austausch mittels Veranstaltungen, Treffen und Plattformen.

Aus dem Praxishandbuch leiten – führen- motivieren.

Die 7 Gebote für mehr Loyalität Ihrer Mitarbeiter

Loyale Mitarbeiter wünscht sich jeder Chef. Doch eine Vielzahl von Mitarbeitern tut sich zunehmend schwer damit, ihrem Vorgesetzten und ihrer Einrichtung  vollstes Vertrauen entgegenzubringen. Folgende 7 Gebote helfen Ihnen dabei, die Loyalität und das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter zu gewinnen und zu erhalten:

1. Betreiben Sie Fürsorge
Haben Sie ein offenes Ohr für die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter. Gewähren Sie ihnen großzügig Unterstützung für die Bewältigung beruflicher und auch privater Probleme. Sie geben Ihren Mitarbeitern damit zu verstehen, dass Ihnen etwas an ihrer Meinung und ihrem Wohlbefinden liegt. Leiten Sie dann aber auch Maßnahmen ein, die zur Verbesserung der jeweiligen Situation beitragen.

2. Bleiben Sie bei der Wahrheit
Bleiben Sie in Ihren Äußerungen stets eindeutig und aufrichtig. Egal, ob es sich z. B. um eine Beurteilung oder die finanzielle Lage ihrer Einrichtung handelt – wenn Ihre Mitarbeiter Sie einmal dabei ertappen, dass Sie nicht glaubwürdig sind, werden sie Ihnen nie wieder vertrauen. Halten Sie Ankündigungen, die Sie machen, und Versprechen, die Sie geben, grundsätzlich ein.

3. Erkennen Sie Leistung an
Würdigen Sie den Einsatz, den Ihre Mitarbeiter bringen. Sparen Sie nicht mit Lob bei jedem Einzelnen und bedanken Sie sich regelmäßig für erbrachte Leistungen und gute Zusammenarbeit.

4. Übertragen Sie Verantwortung
Geben Sie einen Teil Ihrer Verantwortung an Ihre Mitarbeiter weiter. Sie beweisen ihnen damit, dass Sie ihnen Großes zutrauen und Ihnen daran gelegen ist, dass sie in ihrer beruflichen und persönlichen Entwicklung vorankommen.

5. Bremsen Sie den Kontrollzwang
Mitarbeiter, die sich in zu starre Vorschriften gepresst und ständig kontrolliert fühlen, entwickeln kein Vertrauen. Sie vermuten dahinter das Misstrauen ihres Chefs in ihre Fähigkeiten und ihr Engagement. Geben Sie stattdessen klare Rahmenbedingungen und Zuständigkeiten vor, und überlassen Sie es dann vertrauensvoll Ihren Mitarbeitern, wie sie ihre Aufgaben im Einzelnen bewältigen.

6. Bleiben Sie fair
Behandeln Sie alle Mitarbeiter in Ihrem Team fair. Spielen Sie sie nicht gegeneinander aus, um den Einzelnen zu höherer Leistungsbereitschaft anzutreiben. Entschuldigen Sie sich, falls Sie einen Mitarbeiter einmal ungerecht behandelt haben.

7. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht im Stich
Tragen Sie die volle Verantwortung für Ihre Abteilung. Halten Sie auch bei negativen Ereignissen zu Ihren Mitarbeitern und stehen Sie für ihre Taten ein. Regeln Sie Unstimmigkeiten mit einzelnen Mitarbeitern im 4-Augen-Gespräch und schwärzen Sie Ihre Mitarbeiter nicht bei Kollegen oder der Geschäftsführung an.

Mit Mut zu Visionen die Motivation Ihrer Mitarbeiter stärken

Ihre Mitarbeiter sind am effektivsten, wenn sie von sich aus Motivation und Begeisterung für ihre Tätigkeit entwickeln. Nichts ist motivierender als der Blick auf ein erstrebenswertes und großes gemeinsames Ziel, eine Vision.

Wirkungsvolle Visionen erzeugen Bilder in den Köpfen der Menschen. Wenn Sie eine Vision entwickeln wollen, brauchen Sie vor allem den Mut, „groß zu denken“ – und das ungeachtet aller Engpässe und Mängel, die zur Zeit existieren. Visionen müssen schon von ihrer Natur her groß und unter großen Anstrengungen erreichbar sein.

Visionen sind keine Utopien
Vollkommen unerreichbare Zukunftsvorstellungen sind jedoch keine Visionen, sondern Utopien. Es geht also durchaus um Erreichbares. Aber begrenzen Sie sich deshalb gedanklich nicht.

Visionen haben in der Regel einen weiten Zeithorizont. Stellen Sie sich einmal vor, was alles in 5, 10 oder 20 Jahren möglich sein könnte. Die Vision muss reizvoll und attraktiv sein. Aber die Beteiligten müssen sich auch vorstellen können und sich zutrauen, daran teilhaben zu können. Zweifel sind erlaubt, aber sie sollten nie dazu führen, aus einer Vision ein „Visiönchen“, also eine uninspirierte und viel zu klein geratene Zielvorstellung zu machen.

Visionen sind keine Ziele
In wirklich großen Zielvorstellungen zu denken, fällt jedoch vielen Menschen nicht leicht, da sie es eher gewohnt sind, sich an dem Ist-Zustand zu orientieren. Nach den Zukunftswünschen befragt, formulieren die meisten Menschen Ziele und bezeichnen diese dann als Visionen. Visionen sind aber keine Ziele, sondern gehen weit darüber hinaus. Ziele sollten realistisch sein. Eine Vision muss das nicht sein.

Eine Vision darf nicht aus einem Mangelbewusstsein heraus entwickelt werden und etwa nur auf Bestandserhaltung abzielen, wie: „Wir wollen das Erreichte bewahren und verhindern, dass wir die ‚Nummer-Eins’-Position wieder verlieren.“ Mit einer zu kleinen Vision wecken Sie keine Lust auf Zukunft. Eine Vision muss immer groß genug sein, um attraktive Zukunftsbilder aller Beteiligten zu enthalten.

Mehr Tipps und Tricks, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren, erfahren Sie im Motivations-Check.