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Liebe Leserin, lieber Leser! Beispiel: Ein Mitarbeiter beschwert sich über mangelnde Information. Sie entgegnen ihm, dass das so nicht stimmt. Der Mitarbeiter wiederholt seinen Vorwurf. Sie begründen Ihre Ansicht nun im Detail. Der Mitarbeiter lässt nicht locker - Sie aber auch nicht. Ist das effizient? Sicher nicht, denn Sie beiden drehen sich im Kreis. So vermeiden Sie ineffiziente Kommunikation 1. Fragen Sie stets nach:
2. Hören Sie auch mit den Augen Viel wichtiger als die gesprochenen Worte ist oft das, was dahintersteckt. Achten Sie deshalb auf die Körpersprache Ihres Mitarbeiters: Drückt sie Ohnmacht, Enttäuschung, Zorn aus, obwohl der Ton ganz sachlich ist? Wenn ja, gehen Sie auf Ihre Wahrnehmung ein (,,Sie sehen zornig aus... ). So vermeiden Sie, über Oberflächlichkeiten zu streiten. Im Beispiel: Ihr Mitarbeiter ist unzufrieden. Er erwartet Ihr Verständnis. Ob Sie ihn tatsächlich unzureichend informiert haben, ist im ersten Moment völlig unwichtig. Wenn Sie ihm zeigen, dass Sie seinen Ärger verstehen, wird er sich danach auch auf Ihre Sicht der Dinge einlassen - und Sie beide können anschließend ganz sachlich nach Verbesserungen suchen. Über Fragen und Anregungen freuen wir uns sehr, schreiben Sie einfach an: rufus@vnr.de Ihre Andrea Heckmann Redaktion RuFuS-Infomail PS: Möchten Sie weitere Themenkanäle bestellen oder andere abbestellen? Dann klicken Sie einfach auf diesen Link: Abo erweitern Neu für 2009! Datenmanagement und Datenschutz – Diese Forderungen der DIN EN ISO 9001:2008 sollten Sie kennen Machen Sie den Test: Stimmt Ihr Datenschutz? Damit Mitarbeiter Ihnen zuhören: Erfüllen Sie 4 Hauptwünsche in jedem Gespräch So sagen Sie diplomatisch Nein Kosten senken - Teil 4: So senken Sie Ihre Fuhrparkkosten 8 Regeln für sichere Kennwörter auf Ihrem PC |
  Alle Unternehmen, in denen personenbezogenen Daten verarbeitet werden, unterliegen dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Daher benötigen Sie ein Datenschutzmanagementsystem als Teil des Qualitätsmanagements. Denn: Die Qualitätsnorm fordert Aufzeichnungen über das wirksame Funktionieren des Qualitätsmanagementsystems. Der Datenschutz regelt die Voraussetzungen und Folgen einer personenbezogenen Erhebung und Verwendung von Daten. Datenschutz schützt nicht die Daten, sondern bewahrt natürliche Personen vor dem Missbrauch ihrer persönlichen Daten. Änderungen in DIN EN ISO 9001:2008 „Abschnitt 4.2.4, Lenkung von Aufzeichnungen Die Organisation muss ein dokumentiertes Verfahren erstellen, um die Lenkungsmaßnahmen festzulegen, die für die Kennzeichnung, die Aufbewahrung, den Schutz, die Wiederauffindbarkeit und die Aufbewahrungsfrist von Aufzeichnungen sowie die Verfügung über Aufzeichnungen erforderlich sind. Aufzeichnungen müssen lesbar, leicht erkennbar und wiederauffindbar sein. Abschnitt 7.5.4, Eigentum der Kunden Fälle von verloren gegangenem, beschädigtem (…) Eigentum des Kunden muss die Organisation an den Kunden berichten. Anmerkung: Zum Eigentum des Kunden können auch (…) personenbezogenen Daten zählen.“ Quelle: DIN EN ISO 9001:2008, den vollständigen Text können Sie bestellen über www.beuth.de Legen Sie einen Datenschutzbeauftragten fest Der Datenschutzbeauftragte hat die Aufgabe, das Datenschutzmanagementsystem zu betreuen und zu pflegen. Er sichert die Kontrolle der Wirksamkeit sowie die Weiterentwicklung des Systems. Dazu gehören auch die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter. Diese Aufgaben können etwa Qualitätsbeauftragte übernehmen. Sie können aber auch eine andere Person beauftragen, beispielsweise einen externen Datenschutzbeauftragten. Oder Sie wählen eine Person aus dem Unternehmen, die neben ihrer normalen Tätigkeit diese Aufgaben zusätzlich übernimmt. Prüfen Sie den Sicherheitsstandard Führen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme des Ist-Zustandes durch:
Überprüfen Sie mit dem folgenden Test, ob der Datenschutz in Ihrem Unternehmen stimmt. Beantworten Sie folgende Fragen mit „Ja“ oder „Nein“:
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Angesichts der geplanten BDSG-Novelle im Juni 2009 gibt es 2 Typen von Datenschutzbeauftragten: Die Fatalisten - "Wird sich schon nicht so viel ändern" - und die Cleveren - "Ich will genau wissen, welche Maßnahmen ich jetzt ergreifen muss". Wenn Sie auch zu Letzteren gehören wollen, sichern Sie sich jetzt das Präventionskit für Datenschutzbeauftragte. Mit dieser einzigartigen Toolbox sichern Sie sich und Ihren Betrieb 100%ig ab. Hier geht es zum Gratis-Download und zur Gratis-Test-Option von Datenschutz aktuell - dem einzigartigen Informationsdienst für Datenschutzbeauftragte. |
 Sie haben es in der Hand, Mitarbeiter zu bewegen, zu überzeugen, zu begeistern - allerdings nur, wenn Sie es auch schaffen, dass die Mitarbeiter Ihnen zuhören. Dazu gibt es einen Königsweg: Machen Sie die Kommunikation für Ihre Mitarbeiter zum Erlebnis - indem Sie bei jedem Gesprächsanlass Ihre vier Hauptwünsche erfüllen: 1. Wunsch nach Substanz Legen Sie alle Daten, Fakten und Zahlen auf den Tisch, bringen Sie den Mitarbeiter auf den neuesten Stand. Verschweigen Sie auch negative Dinge nicht. Der Mitarbeiter will sich ein klares Bild von der Ausgangslage machen können. 2. Wunsch nach Klarheit Mitarbeiter möchten durchblicken. Machen Sie deshalb die Zusammenhänge deutlich, und achten Sie auf Transparenz:
Neugierde (also die Gier nach Neuem) liegt in der Natur des Menschen. Machen Sie Ihren Mitarbeitern Lust aufs Zuhören, indem Sie sie mit Neuigkeiten überraschen. 4. Wunsch nach Nutzen Machen Sie spätestens im fünften Satz eines Gesprächs deutlich, warum es sich für Ihren Gegenüber lohnt, Ihnen zuzuhören: „Dabei geht es auch um Ihre Interessen, denn...“, „Diese Vorteile sehe ich darin für Sie: ...“. Ein Kollege bittet Sie immer wieder um kleine Gefälligkeiten: „Herr Kollege, könnte Ihre Sekretärin Frau Neumann heute ein Stündchen bei uns aushelfen? Sie wissen, die Kundenbefragungen...“. Nach dem Motto: „kleine Gefälligkeiten erhalten die Freundschaft" machten Sie bisher gute Miene zum bösen Spiel. Doch zum unbezahlten Nebenjob sollen diese sich nicht auswachsen. Was tun? Sagen Sie bedingt Ja Beim bedingten Ja gehen Sie auf den Wunsch des Kollegen ein, legen aber von sich aus aufschiebend fest, wann Sie tätig werden: „Fragen Sie mich das heute Nachmittag noch einmal, bis dahin kann ich Ihnen genauer sagen, wie der Zeitplan von Frau Neumann aussieht." Oder: „Ja, theoretisch schon. Aber ich verreise übermorgen - und vorher wird es zu eng. Sollte ich eine Möglichkeit sehen, melde ich mich bei Ihnen, okay?" Ihr Vorteil: Nicht selten kann oder möchte der Fragesteller nicht so lange warten oder er findet bis dahin eine andere Lösung. Das partielle Ja Ähnlich funktioniert das partielle Ja. Dabei zeigen Sie sich ebenfalls hilfsbereit, grenzen aber den Umfang Ihrer Gefälligkeit zeitlich oder inhaltlich ein: „Bei dem Problem hilft Frau Neumann sicher gerne. Sie kann aber frühestens morgen ab elf und maximal bis 15:00 Uhr.“ Am besten: Ein klares Nein Ein klares Nein, höflich formuliert und unter Angabe plausibler Gründe, ist natürlich immer noch der beste Weg: „Es freut mich, dass Sie meine Mitarbeiterin so schätzen. Es gibt jedoch heute auch bei uns so viel zu tun, dass ich sie nicht entbehren kann.“ Extra-Tipp: Testen Sie (oder üben Sie privat), welche Ablehnungsformulierungen Ihnen am leichtesten und überzeugendsten über die Lippen kommen. Setzen Sie diese bewusst ein. Anzeige Nutzen Sie schon die neuen Personalformulare und Verträge für 2009?
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 Sozialstationen und ambulante Pflegedienste haben nicht selten einen umfangreichen Fuhrpark. Anschaffung, Wartung und Betrieb der Fahrzeuge verursachen hohe Kosten. Hier lohnen sich also Überlegungen zur Kostensenkung. Aber auch Einrichtungen, die nur ein Dienstfahrzeug unterhalten, sollten Kostenmanagement betreiben. Anschaffung Der Kauf von Fahrzeugen bindet hohe Kapitalbeträge. Prüfen Sie, ob die benötigten Fahrzeuge nicht auch als Leasingfahrzeuge angeschafft werden können. Das erhöht die Liquidität gewaltig. Beispiel: Ein ambulanter Pflegedienst unterhält 5 Fahrzeuge. Die Neuanschaffung von 5 Kleinwagen à 10.000 € verursacht 50.000 € Kosten. Eine Leasingfirma bietet z. B. folgende Konditionen für ein Fahrzeug:
Für 5 neue Fahrzeuge zahlt der Pflegedienst nun 10.000 € und muss monatlich die überschaubare Leasingrate von 400 € (5 x 80 €) aufbringen. Aber auch für einen bestehender Fuhrpark kann Leasing sinnvoll sein. Autovermieter und Leasingfirmen bieten „Sale-and-lease-back“ (Verkaufe und lease zurück), das heißt, der bestehende Fuhrpark wird zum Marktwert gekauft und dann zurückverleast. Wartung und Betrieb Inspektionen, Reparaturen, TÜV-Vorführungen, Versicherungen und Schadensabwicklungen etc. verursachen Verwaltungskosten. Ein oder mehrere Mitarbeiter sind damit beschäftigt. Leasingfirmen können wegen der großen Zahl der betreuten Fahrzeuge Sonderkonditionen bei Werkstätten und Versicherungen aushandeln, die sie teilweise an die Leasingnehmer weitergeben. Hier können Sie durch Leasing eine Menge sparen. Weitere Einsparmöglichkeiten ergeben sich durch Schulung der Pflegekräfte zu kraftstoffsparender Fahrweise. So bietet der ADAC speziell Firmenkunden ein „Sprit-Spar-Training“ an. Nach dem Training, so der Automobil-Verein, ließen sich Kraftstoffverbrauch und Emissionen bis zu 30 % reduzieren. Neben der Kostenersparnis beim Kraftstoff bringen umweltbewusste Fahrer und ein umweltfreundlicher Fuhrpark auch noch einen zusätzlichen Image- Gewinn. Auch für Non-Profit-Organisationen ist der Computer mittlerweile überlebenswichtig. Trotzdem erlebt man im Umgang mit Daten und Computern häufig noch eine erstaunliche Sorglosigkeit. Dabei gibt es auf nahezu jedem Computer Daten, die in den Händen von Dritten für viel Ärger sorgen können – erst recht, wenn Sie z. B. Informationen über Kunden oder Klienten speichern. Ein weit verbreitetes Verfahren ist z. B. der Schutz durch Kennwörter. Hier wird der Zugriff zunächst einmal grundsätzlich gesperrt und nur den Personen erlaubt, die das Kennwort kennen. Auf diese Weise lassen sich nicht nur einzelne Dokumente wirkungsvoll schützen, sondern auch der komplette Rechner – z. B. wenn Sie sich beim Betriebssystem zunächst mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Kennwort anmelden müssen. Allerdings kann kein Computer unterscheiden, ob Sie selbst das Kennwort eingeben oder ein unbefugter Dritter. Sie müssen daher in jedem Fall dafür sorgen, dass Ihre Kennwörter geheim bleiben und auch nicht erraten werden können. Berücksichtigen Sie dazu die folgenden 8 Regeln: Mit diesen 8 Regeln sorgen Sie für ein sicheres Kennwort Regel 1: Benutzen Sie keine Standard-Kennwörter Kennwörter wie PASS, ADMIN oder KENNWORT kennen auch die meisten Datendiebe. Regel 2: Benutzen Sie keine kurzen Kennwörter Je kürzer das Kennwort ist, desto höher ist das Risiko, dass es durch einfaches Ausprobieren geknackt wird. Verwenden Sie mindestens 6 oder noch besser 8 Zeichen für Ihr Kennwort. Regel 3: Mixen Sie die Zeichen im Kennwort Benutzen Sie Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen wie & oder §. Wechseln Sie zwischen Großund Kleinschreibung. Regel 4: Verwenden Sie keine Kennwörter aus Ihrem persönlichen Umfeld Kennwörter wie der Name Ihres Partners, Ihres Kindes oder Ihrer Katze lassen sich sehr schnell erraten. Auch Ihr Autokennzeichen oder Ihre Telefonnummer sind nicht sonderlich sicher. Regel 5: Schreiben Sie Kennwörter nie auf Falls Sie ein Kennwort immer wieder vergessen, bauen Sie sich eine Eselsbrücke. So können Sie z. B. die Anfangsbuchstaben einer Zeile aus einem Kinderlied benutzen. Aus „Ein Männlein steht im Walde, ganz still und stumm“ wird dann das Kennwort EMsiWgsus. Regel 6: Ändern Sie Ihre Kennwörter regelmäßig Spätestens alle 6 Monate sollten Sie ein neues Kennwort benutzen. Wenn Sie glauben, dass jemand Ihr Kennwort weiß, ändern Sie es sofort. Regel 7: Achten Sie darauf, dass Ihnen niemand beim Eingeben über die Schulter sieht Besonders wenn Sie langsam tippen, ist es nicht weiter schwierig, das Kennwort allein aus den gedrückten Tasten zu rekonstruieren. Regel 8: Geben Sie Ihr Kennwort niemals weiter, auch nicht an Freunde, Bekannte oder Kollegen Anzeige Endlich wieder Zeit für den Menschen!
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