Manche Führungskräfte arbeiten bis spät in die Nacht hinein, um ihr Arbeitspensum zu bewältigen. Andere dagegen machen häufig pünktlich Feierabend, ohne dass sie deshalb eine geringere Arbeitsleistung vorweisen würden. Das Geheimnis dieser Chefs ist eine strukturierte Tagesplanung.

Eine effiziente Tagesplanung beginnt bereits am Ende des vorigen Arbeitstages. Notieren Sie sich, bevor Sie Feierabend machen, was Sie am nächsten Tag erledigen möchten. So weit möglich, sollten Sie auch gleich dazuschreiben, zu welchem Zeitpunkt die Aufgaben erledigt werden sollen („Anruf bei Kunden X vor 9 Uhr“). Dieses „Drehbuch“ wird Ihnen am nächsten Tag helfen, den Arbeitstag zu strukturieren.

Mit dieser Einstellung bezüglich des Arbeitsbeginns speichern Sie unterbewusst einen Zeitpunkt ein, an dem Sie arbeitsbereit sind. Das spart die sonst nötige "Aufwärmphase".

Beobachten Sie sich selbst und finden Sie Ihren persönlichen Rhythmus. Manche Menschen legen sich schwierige Aufgaben gerne auf die ersten Arbeitsstunden, um den Rest des Tages dann unbelastet arbeiten zu können. Andere ziehen es vor, mit einfacheren Aufgaben zu starten und schwierige Aufgaben am Nachmittag in Angriff zu nehmen. Richten Sie Ihre Arbeitseinheiten an Ihrer persönlichen Ausdauer aus. Es macht wenig Sinn, sich 5 Stunden konzentrierte Arbeit vorzunehmen, wenn Sie wissen, dass Sie sich nach 3 Stunden nicht mehr konzentrieren können und eine Pause benötigen.

Wenn Sie eine Idee haben oder Sie sich an eine vergessene Aufgabe erinnern, sollten Sie diese nur dann sofort angehen, wenn Sie dringend zu erledigen ist. Ansonsten planen Sie die Umsetzung für einen der kommenden Tage ein, damit Sie nicht aus dem Tritt kommen.

Bitten Sie Freunde und Bekannte, Sie nicht tagsüber, sondern abends anzurufen. Beschränken Sie sich darauf, Ihre E-Mails 3-mal am Tag abzurufen und nicht jedes eingehende E-Mail sofort zu prüfen. Andere Zeitfresser sind unnötige oder zu lange dauernde Besprechungen, die Sie hinterfragen und gegebenenfalls abstellen sollten.

Tipp: Verkürzen Sie Plaudereien. Entfernen Sie außer Ihrem eigenen Schreibtischsessel alle Sitzgelegenheiten aus Ihrem Büro. Wenn Besucher stehen müssen, verkürzt dies das nette Schwätzchen.

Warum sollen Sie alle Arbeiten selbst erledigen, wenn es jemand anderes für Sie tun kann? Überlegen Sie deshalb bei jeder Tagesplanung, ob es nicht einen Mitarbeiter gibt, der Aufgaben für Sie übernimmt.

Achten Sie außerdem auf einen sauberer Arbeitsplatz. Als wichtiger Punkt jeder Tagesplanung sollte „Aufräumen des Arbeitsplatzes“ stehen: Wenn Sie Unterlagen nicht finden oder Arbeitsmittel fehlen, kostet das unnötig Zeit.

Tipp: Sinnvolle Abschlüsse von Aufgaben sind wichtig, um bei der späteren Bearbeitung besser anknüpfen zu können.

Planen Sie pro Arbeitstag einen Höhepunkt ein, der das Wichtigste darstellt, was an diesem Tag passiert: ein wichtiges Gespräch, die Erledigung einer bestimmten Sache oder der Abschluss eines längeren Arbeitsganges. So erhält das Abarbeiten der Aufgaben eine stärkere Dynamik, weil Sie dem Höhepunkt des Tages entgegenstreben.